چرا برای کسب و کار خود به نرم افزار حسابداری نیاز دارید؟

امور حسابداری یکی از مهمترین و حساس‌ترین وظایفی است که در شرکت، سازمان یا کسب و کار‌های مختلف انجام می‌گیرد، می‌توان گفت که تقریباً سامان دهی کار‌ها، خرید، فروش، توسعه، حساب‌ها و اسناد مالی، حقوق و هزینه‌ها و... همگی با استفاده از علم حسابداری قابل انجام است. بسیاری از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند که انجام چنین کار مهمی را به شرکت خدمات مالی بسپارند و برخی دیگر نیز از نرم افزار‌های مالی و حسابداری شرکتی برای این کار استفاده می‌کنند. در این مقاله قصد داریم به این موضوع بپردازیم که چرا همه کسب و کار‌ها به نرم افزار حسابداری نیاز دارند.

نرم افزار‌های مالی و حسابداری؛ مهمترین انتخاب برای هر کسب و کار

برای این که همه هزینه‌ها، اسناد و اطلاعات به درستی ثبت شده و در زمان مورد نیاز دسترسی به آن‌ها آسان باشد، نیاز است که از یک سیستم حسابداری قوی برخوردار باشیم. نرم افزار‌های مالی و حسابداری به مرور زمان پیشرفته و مدرن‌تر شده‌اند و همچنان با توجه به علم جدید حسابداری و موارد مورد نیاز هر کسب و کار به روز می‌شوند. این نرم افزار‌های سیستمیک و شبکه‌ای، با توجه به انعطاف‌پذیری بالایی که دارند و همچنین امکان اتصال با چند نرم افزار کاربردی دیگر مثل نرم افزار‌های فروش یا مدیریت و... می‌توانند بخش مهمی از کار‌های حسابداری را با دقت و سرعت بالا انجام دهند.

البته باید به این نکته اشاره کرد که نرم افزار‌های مالی و حسابداری جایگزین خوبی برای نیرو‌های حسابداری نیستند، اما مطمئناً برای حسابداران کار کردن با چنین نرم افزار‌های دقیقی می‌تواند کار حسابداری را بسیار ساده و دقیق‌تر سازد. به ویژه این که نرم افزار‌های مالی و حسابداری امکان گرفتن گزارش‌های روزانه، ماهانه و سالانه و بسیاری از فرمول‌های محاسباتی از جمله حقوق و دستمزد را دارند.

چگونه نرم افزار حسابداری مناسب انتخاب کنیم؟

از مزیت‌های استفاده از نرم افزار‌های حسابداری و مالی، می‌توان به کاهش خطا و اشتباهات رایج انسانی در محاسبات و ثبت اسناد اشاره کرد. همچنین کاربرد آسان و امکان ارائه گزارشات و محاسبات بدون خطا، کاهش زمان محاسبات، استفاده از امکاناتی چون ثبت مشخصات پرسنلی، درخواست‌های مشتری، مدیریت انبار و.... از جمله دیگر ویژگی‌های استفاده از یک نرم افزار مالی و حسابداری مناسب است.

از دیگر ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری و مالی؛ مدیریت فروش، پرداخت مالیات و بیمه، حقوق و دستمزد، تعیین بودجه و پیش‌بینی مالی را می‌توان نام برد.

وقتی یک نرم افزار مالی و حسابداری مناسب برای کسب و کار خود انتخاب می‌کنید به شکل قابل توجهی در زمان ثبت اسناد، ورود اطلاعات و محاسبات صرفه‌جویی می‌شود و به این ترتیب قادر خواهید بود که زمان بیشتری را به توسعه کسب و کار خود یا امور دیگری که اولویت بیشتری دارند اختصاص دهید.

نکات مهم انتخاب بهترین نرم افزار برای کسب و کار

اگرچه نرم افزار‌های مالی و حسابداری یک انتخاب مناسب برای هر کسب و کاری محسوب می‌شوند اما باید بدانید که انتخاب آن‌ها کار دشواری است، به ویژه اگر برای اولین بار است که از یک نرم افزار مالی و حسابداری برای کسب و کار خود استفاده می‌کنید. در این بخش شما را با نکاتی آشنا می‌سازیم که در انتخاب نرم افزار مناسب راهگشای شما خواهند بود.

انتخاب نرم افزار متناسب با شرایط کاری

مهمترین نکته در انتخاب و خرید نرم افزار‌های حسابداری و مالی، تناسب آن با کسب و کار مورد نظر است. در واقع هر نرم افزاری را برای کاری طراحی کرده‌اند. به طور مثال نرم افزار دشت یکی از بهترین نرم افزار‌های فروشگاهی است که می‌تواند پاسخگوی نیاز فروشگاه‌های بزرگ و کوچک باشد، اما شاید نتواند به طور مثال همه نیاز‌های یک رستوران را از نظر محاسبات مالی تأمین کند. بنابراین مهم است که قبل از انتخاب نرم افزار از کارآمدی و تناسب آن با کسب و کار خود اطمینان حاصل کنید. برای این کار می‌توانید قبل از انتخاب، از مشاوره کارشناسان بهره‌مند شوید. اگرچه استفاده از نرم افزار‌های عمومی به نظر مقرون به صرفه‌تر است اما نرم افزار‌هایی که متناسب با کسب و کار طراحی شده‌اند امکانات بیشتری را در اختیار شما قرار می‌دهند.

از پشتیبانی و آموزش مطمئن شوید

وقتی صحبت از خرید نرم افزار‌های مالی و حسابداری در میان باشد، نام‌های بسیاری را خواهید شنید. اما نکته مهم در انتخاب این است که، از آموزش و پشتیبانی نرم افزار خریداری شده مطمئن شوید. در بسیاری از مواقع نرم افزار با چالش‌هایی روبه رو می‌شود و یا نیاز به آپدیت شدن دارد، بنابراین در صورتی که از خدمات پس از فروش بهره‌مند نباشید مطمئناً با مشکل روبه رو خواهید شد. ضمن این که اگر نرم افزار انتخابی شما کاربری ساده‌ای نداشته باشد ممکن است برای نصب و راه‌اندازی آن به آموزش نیاز داشته باشید. پس بهتر است به دنبال خرید نرم افزاری باشید که از هر نظر پشتیبانی می‌شود.

جمع‌بندی

استفاده از نرم افزار‌های حسابداری در کنار بهره‌مندی از توانایی نیروی انسانی، نقش مهمی در پیشرفت و توسعه کسب و کار‌ها دارد. چرا که حسابداری و ساماندهی اطلاعات مالی و محاسبات، بخش مهمی از امور هر کسب و کار را به خود اختصاص می‌دهند. استفاده از نرم افزار‌های مالی و حسابداری می‌تواند علاوه بر صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌ها و همچنین کاهش خطای محاسباتی بسیاری از امور مهم حسابداری از جمله: گزارش‌گیری‌ها، مدیریت داده‌ها، محاسبات مالیاتی و حقوق و دستمزد و... را به راحتی و در مدت زمان کوتاه انجام داد. یکی از بهترین نرم افزار‌های حسابداری در حال حاضر نرم افزار سپیدار است که برای تمامی مشاغل و کسب و کار‌ها مناسب بوده و با انعطاف‌پذیری بالا و کاربرد بسیار زیاد می‌تواند بهترین انتخاب برای کسانی باشد که قصد دارند واحد حسابداری به روز و کارآمدی داشته باشند.